Encore assez peu répandue, la charte informatique n’est pas obligatoire dans toutes les entreprises. La charte informatique pose pourtant les bases nécessaires à une bonne utilisation des moyens informatiques par les salariés. Découvrez pourquoi elle est utile en entreprise et comment la mettre en place.
Une charte informatique : pour quoi faire ?
La charte informatique est un document qui définit les conditions d’utilisation des équipements informatiques de l’entreprise (postes de travail, réseau informatique, messagerie, accès à Internet…).
Elle vise donc à poser un cadre clair et strict tant pour le salarié que pour l’employeur. Pour l’entreprise, elle permet notamment de se protéger en instaurant des obligations et interdictions au salarié qui garantissent la sécurité informatique de l’entreprise. Quelques exemples : interdiction de communiquer son mot de passe ou de copier des logiciels, verrouillage obligatoire de son ordinateur en cas d’absence…
Des sanctions peuvent être prises contre le salarié qui ne respecte pas la charte informatique. Rappelons néanmoins que pour être opposable au salarié, la charte doit :
- Être soumise à l’avis du Conseil Social et Économique (CSE) ;
- Avoir été déposée au greffe du conseil des Prud’hommes ;
- Avoir été communiquée à l’Inspection du travail.
En pratique, la charte informatique est souvent annexée au règlement intérieur de l’entreprise.
À savoir : établir une charte informatique est fortement conseillé par la CNIL dans toutes les entreprises.
Comment mettre en place une charte informatique en entreprise ?
La charte informatique peut avoir un contenu divers selon les activités de l’entreprise. Vous trouverez des modèles de charte sur Internet, notamment sur les sites des CCI locales et des recommandations sur le site de la CNIL.
Voici quelques points qu’il est possible d’aborder dans la charte :
- Le télétravail ;
- Le droit à la déconnexion des salariés ;
- Les modalités de traitement des données confidentielles ou de l’accès à certains outils ;
- Les dispositifs de surveillance des activités du salarié éventuellement mis en place dans l’entreprise ;
- L’utilisation d’Internet ou de la messagerie à des fins personnelles ;
- Les sanctions possibles pour le salarié en cas de méconnaissance de ses obligations…
Globalement, pensez à imposer des sanctions suffisamment dissuasives pour que les salariés respectent la charte sans pour autant sortir du cadre légal (les règles du droit du travail). Il faut donc trouver un juste milieu !
Avec le développement du numérique et sa place grandissante dans le quotidien des entreprises, posséder une charte informatique devient un passage obligé aujourd’hui. Contactez-nous si vous avez besoin de conseils !
