En entreprise, le mail est tout simplement incontournable. Il s’agit d’ailleurs de l’un des modes de communication les plus utilisés et pour cause : il est rapide, direct et permet de garder une trace écrite des échanges. Cependant, la gestion des mails peut rapidement devenir chronophage et dépasser les salariés de votre entreprise. Découvrez les conseils de votre prestataire informatique sur le mail :
– Une organisation pour bien traiter ses mails : vos salariés ont tendance à arrêter leur activité en cours lorsqu’ils reçoivent un email ? C’est une erreur courante. Invitez-les plutôt à uniquement consulter leur messagerie électronique le matin pendant 20 minutes et le soir pour la même durée. De cette manière, ils pourront se concentrer sur leurs missions. De toute manière, il ne sert à rien de répondre à un message dans la minute : cela peut bien attendre quelques heures ou même le lendemain !
– Le classement des emails : ne pas créer de dossiers dans sa boîte mail revient à encombrer son bureau et à ne plus rien y retrouver. Le plus simple est donc de créer des dossiers par clients/projets, mais aussi de prévoir un dossier « en attente » et « urgent ». Bien évidemment, pour que ce mode de fonctionnement soit efficace, il faut ranger régulièrement les messages reçus.
Ces quelques conseils permettront à vos salariés d’être plus efficaces et de ne plus se sentir submergés ! Vous pouvez aussi vous adresser à Appitel pour l’installation et la configuration de votre messagerie Exchange : car la clé pour bien traiter ses messages, c’est aussi d’avoir à sa disposition une solution facile et pratique à utiliser !
